时间:2019-11-13  来源:简书  作者:新精英充电站  阅读:5

众所周知,数据是企业的机密,一旦泄露,后果相当严重。可是情况那么多,保密工作应该怎么做?

4种Excel数据加密法,总有一种你会用到

1.对整个Excel文件加密,不知道密码就别想打开文件;2.不对文件加密,但是对文件中的部分数据加密,知道密码才能查看、编辑、复制特定区域的数据;3.不对文件加密,对部分数据加密,知道密码可以查看、复制数据,不能编辑数据;4.不对文件加密,对部分数据加密,知道密码可以查看数据,不能编辑、复制数据。

1.对整个Excel文件加密对整个Excel文件加密,大多数人都会。只需要在【文件】菜单中,选择【信息】选项卡,然后单击【保护工作簿】按钮,再选择【用密码进行加密】选项,如下图所示。

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第2步:接下来就只需要设置密码即可。如下图所示,输入文档密码,单击【确定】。然后再次重复输入相同的密码,就可以完成密码设置了。

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完成密码设置后,保存文档并关闭。此时再将文档发送给同事李二狗,二狗打开文档时会出现以下界面,要求输入正确密码才能打开文档。

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2.为部分数据加密如果不想为整个文档加密,但是要求知道密码的人才能查看文档中特定区域的数据,可以这样做:第1步:如下图所示,需要设置知道密码的人才能查看A1到D26单元格中的商品销售数据。首先设置一个输入密码的提示,如在F1单元格中输入提示语,然后设置一下G1单元格的格式。

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第2步:选中A1到D26单元格区域,单击【条件格式】菜单中的【新建规则】选项。

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第3步:选择【使用公式确定要设置格式的单元格】选项,然后输入公式,再单击【格式】按钮。在这个公式中,符号<>表示不等于,公式的意思是,如果g1单元格中的内容不等于123,则显示后面设置的格式。这里的123是密码。

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第4步:设置数字格式为【自定义】格式,输入格式类型为英文的3个分号;;;  这个格式表示,隐藏选中单元格中的所有内容。补充:如果不需要隐藏所有内容,只是需要隐藏数值类类型,则格式类型为;;;@

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完成格式设置后,确定格式设置。回到表格中,效果如下图所示。此时G1单元格中的内容不等于密码123,即没有输入正确密码,所以表格中的内容被隐藏了。

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在G1单元格中输入正确密码123,则所有内容都显示出来了,如下图所示。

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在上面的操作中,有的人可能觉得不够完美。虽然不显示单元格内容,但是单元格的填充色等格式依然存在,不能给人造成表格中什么都没有的假象。那么在上面的第4步后,可以如下面2张图所示,隐藏所有边框,设置单元格的填充色为【无填充】。

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这时再回到表格中,会发现单元格的格式也消失了,如果不输入正确密码,则什么内容也看不到。

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3.为部分数据加密且不能修改数据使用前面的加密方法,有一个局限性,在没有输入密码前,虽然看不到数据,但是依然可以对单元格进行操作,例如删除单元格中的数据。如果输入正确密码,那就更加可以删除、编辑数据了。如果只想让别人查看数据,而不能编辑数据,可以这样做:第1步:选中G1单元格,打开【设置单元格格式】对话框,在【保护】选项卡下取消对单元格的【锁定】。因为如果不取消锁定,就无法在G1单元格中输入查看密码了。

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第2步:选中A1到D26单元格区域,单击【审阅】选项卡下的【保护工作簿】按钮。

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第3步:输入保护密码,如输入123,单击【确定】。然后在下一步中确认输入的密码即可。

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此时在A1到D26单元格区域中,如果试图编辑修改数据,会弹出如下图所示的提示框。但是这些数据是可以选中并复制的。

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4.为部分数据加密且不能复制、修改数据如果想让知道密码的人只能查看数据,而不能复制、修改数据,可以这样做:选中A1到D26单元格区域,单击【审阅】选项卡下的【保护工作簿】按钮,在【保护工作表】对话框中,取消选择【选定锁定单元格】选项,然后输入区域密码。

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此时在G1单元格输入密码后,只能查看密码,完全不能选中A1到D26单元格的数据,所以也不能复制和修改了。

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