时间:2019-12-17  来源:百家号  作者:电脑技术角  阅读:2

Excel文档制作好后,如果要发布到网上,可以把它转换为 PDF 格式,一方面可以阻止复制,另一方面便于打开浏览。Excel转换成pdf有多种选择,既可以只转换一个工作表也可以转换所有工作簿,既可以只转换选定内容也可以转换创建的表格;另外,还可以指定转换页数。在转换过程中,既可以用鼠标也可以用快捷键。以下是Excel转换成pdf,包括转换一个工作表、所有工作表、选定内容和创建表格的具体操作方法,操作中所用版本为 Excel 2016。

一、Excel转换成pdf方法一:只转换一个工作表

1、用 Excel 打开要转换的文档,选择“文件”,在打开的窗口中单击左边的“导出”,选择“导出”下面的“创建 PDF/XPS 文档”,单击“创建 PDF/XPS”,打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口,选择用于保存发布的 PDF 文件的文件夹,例如 pdf(即 G:\Excel文档\pdf),单击窗口右下角的“发布”,一会后发成功并自动用 PDF 浏览器打开,操作过程步骤,如图1所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图1

2、说明:把Excel转换成pdf所需时间视文档大小而定,文档越大所需时间越长,反之所需时间越短。当前发布的Excel文档为“Excel教程”,它有多个工作表,但默认只发布一个工作表(即只发布活动工作表,也就是当前显示的工作表),由于里面的表格记录很少,所以一下就发布完成了。另外,发布成功后,能否自动打开,决定于是否勾选发“发布后打开文件”与电脑中是否安装了能打开 PDF 文件的软件;若若勾先了且已安装,则能自动打开,否则不能。

二、Excel转换成pdf方法二:转换所有工作表

1、用快捷键 Alt + F + E + A 打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口。按住 Alt 键,按一次 F 键,按一次 E 键,按一次 A 键,打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口,选择保存发布为 PDF 的文件夹(例如 pdf),在文件名“excel教程”后加1以区别上次发布的文件;单击“选项”按钮,打开“选项”窗口,选择“发布内容”下的“整个工作簿”,单击“确定”,再单击“发布”,则开始发布,一会后,文档中的所有工作簿被发布为 PDF 并自动打开,发布为 PDF 后共有 73 页,操作过程步骤,如图2所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图2

2、注意:从浏览可知,转换为 PDF 后,一些表格有断裂现象,它们之所以会断裂,是因为超出了一页的宽度,因此在转换为PDF之前最好检查表格是否超出页面大小,方法如下:

选择“视图”选项卡,单击“页面布局”,则表格超出一页的部分被分到下一页;图3上图是一个完全的表格、下图是被分为两页的表格,也就是超出一页的部分被分到右边一页,它正是转换为 PDF 后浏览到第2页看到的断裂部分。

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿

三、Excel转换成pdf参数解析

(一)页范围

“页范围”有“全部”和“页”两个选项,“全部”就是发布所有页,“页”可以任意指定要发布的页数,例如指定 5 到 12 页,如图4所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图4

提示:如果指定的页数超过文档最后一页,则 Excel 会自动发布到最后一页。

(二)发布内容

“发布内容”共有四个选项,分别为“所选内容、整个工作簿、活动工作表和表”;“所选内容”只发布选中的内容;“整个工作表”发布所有工作表;“活动工作表”只发布当前工作表(即显示的工作表);“表”只发布创建的表格,如果没有创建表格,则它呈灰色不可选。下面分别再列举只发布“所选内容”和“表”的实例:

1、只发布“所选内容”

A、选中要发布的内容,例如选中服装表中的“产品名称、大类、小类和1月销量”四列,如图5所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿

B、按快捷键 Alt + F + E + A(按键法同上),打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口,单击“选项”打开该窗口,“发布内容”选择“所选内容”,如图6所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图6

C、单击“确定”,再单击“发布”,一会发布完成,效果如图7所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图7

D、从图中可以看出,只发布了所选择的“产品名称、大类、小类和1月销量”四列。

2、只发布“表”

A、选择一个创建的表格,例如“学生成绩表”,如图8所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图8

B、同样方法打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口,点击“选项”打开该窗口,此时,“发布内容”下的“表”处于可选状态,选择它,如图9所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图9

C、单击“确定”返回“选项”窗口,点击“发布”,一会后发布完成,效果如图10所示:

Excel转换成pdf,可指定转换页数、选定内容、一个或所有工作簿图10

D、转换为PDF后,表格原来的虚线用黑线代替了。

(三)PDF 选项

ISO 19005-1 标准(PDF/A)(1),是国际标准化组织于2005年10月颁布的,全称为“文档管理适合于长期保存的电子文档格式第一部分:使用 PDF1.4(PDF/A)(1)”。“PDF 选项”下的“符合 ISO 19005-1 标准(PDF/A(1)”即可以勾选也可以不勾选。

(四)优化:标准(联机发布和打印)与最小文件大小(联机发布)

标准与最小文件大小的区别在于,前者清晰,后者没有前者清晰;前者文件大,后者文件小;如果对清晰要求度高选择前者,否则选择后者,发布到网上通常选择后者。

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